Finance-agent · Inkoopfacturen
Inkoopfacturen die zichzelf in Exact zetten.
Een leverancier mailt een factuur. De Inkoop-agent leest 'm uit, koppelt 'm aan het juiste project én leverancier, en zet 'm klaar in Exact Online — met PDF en alle velden ingevuld. Jij hoeft alleen nog te fiatteren.
Herkenbaar?
Inkoopfacturen kosten nu te veel handwerk.
Overtypen uit de PDF
Leverancier, bedrag, btw, factuurnummer — elke factuur weer met de hand overnemen in de boekhouding.
Het juiste project zoeken
Bij projectgedreven werk moet elke factuur aan het juiste project hangen. Uitzoeken kost tijd en gaat mis.
Fiatteren blijft liggen
Wie moet deze factuur goedkeuren? De vraag zwerft door de mailbox en de betaling loopt vertraging op.
Zo werkt de Inkoop-agent
Van mailbox tot geboekt — zonder overtypen.
Elke binnenkomende inkoopfactuur doorloopt automatisch dezelfde route. Uitzonderingen worden netjes afgevangen met een mail naar de juiste persoon.
Factuur komt binnen
De agent leest mee in je Outlook-mailbox en pikt inkoopfacturen met PDF eruit. Andere mail blijft ongemoeid.
AI leest de factuur uit
Leverancier, bedrag, btw, datum, factuurnummer én een eventuele projectcode — automatisch herkend uit de PDF.
Project & leverancier gekoppeld
De agent zoekt het juiste project en de leverancier op in Exact. Onbekende leverancier? Die maakt hij zo aan.
Klaargezet in Exact
De inkoopfactuur wordt aangemaakt in Exact Online óf Exact Bouw — met projectnummer, bedrag, btw én de PDF eraan vast. Alle velden al ingevuld.
Projectleider fiatteert
De juiste projectleider krijgt automatisch het verzoek om akkoord te geven — direct in Exact, met één klik.
Factuur verwerkt
Gekoppeld aan het project en gearchiveerd in Exact. Klaar voor betaling, met een volledig spoor.
- Geen projectcode herkend? → mail naar de leverancier
- Geen projectleider ingevuld? → seintje naar de verantwoordelijke
Wat het oplevert
Minder handwerk, sneller betaald, geen fouten.
Geen overtypen meer
De velden komen rechtstreeks uit de PDF in Exact. Scheelt minuten per factuur, elke dag weer.
Altijd aan het juiste project
Projectgedreven boeken zonder zoekwerk — de agent koppelt elke factuur aan het juiste projectnummer.
Fiatteren loopt door
De juiste persoon krijgt automatisch het akkoord-verzoek. Geen facturen die blijven liggen.
Volledig spoor in Exact
PDF, project, leverancier en goedkeuring — alles bij elkaar en terug te vinden. Audit-proof.
Zekerheid, geen aanname
Elke boeking geverifieerd opgeslagen.
Na het boeken lezen we de factuur terug uit je administratie en bevestigen we dat de factuur én de PDF-bijlage er écht staan. Je ziet het zwart-op-wit — geen "waarschijnlijk goed".
Factuur teruggelezen
Direct na het boeken controleren we in Exact of Bouw7 dat de boeking er echt staat — met boekstuknummer.
Bijlage bevestigd
De originele PDF wordt aantoonbaar aan het boekstuk gekoppeld, met naam en grootte teruggemeld.
Bewijs met één klik
Open de opgeslagen PDF rechtstreeks vanuit de app — geen extra login nodig.
Past in jouw stack
Werkt met de tools die je al gebruikt.
Outlook / Microsoft 365
Veilige koppeling met je mailbox. De agent leest alleen inkoopfacturen, niets anders.
Exact Online
Directe koppeling met je administratie. Boekt inkoopfacturen, projecten en leveranciers.
Exact Bouw (Bouw7)
Boekt inkoopfacturen rechtstreeks in Exact Bouw — met projectkoppeling en fiattering. Ook nieuwe bouwprojecten die Exact Online nog niet ziet.
Geen Exact of Outlook? We koppelen ook met andere boekhoud- en mailomgevingen — vraag het ons.
Klaar met inkoopfacturen overtypen?
Bekijk de live demo, of plan een korte kennismaking — dan laten we zien hoe de Inkoop-agent in jouw Exact-administratie werkt.